07. Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt bei Leistungen zwischen Unternehmern im sog. B2B-Bereich die Verpflichtung, mit einer E-Rechnung abzurechnen.
Bei der E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die in einem maschinenlesbaren elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Eine E-Rechnung muss außerdem elektronisch verarbeitet werden können. Die Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen. Ein zulässiges Format stellen beispielsweise XML-Dateien dar.
Die E-Rechnung kann entweder ausschließlich in einem maschinenlesbaren Format (als XML-Datei) oder hybrid erstellt werden, d.h. mit einem maschinenlesbaren Teil und einer zusätzlichen PDF-Datei. Eine reine PDF-Rechnung ohne maschinenlesbaren Teil erfüllt die Voraussetzungen einer E-Rechnung nicht.
Sämtliche Unternehmer müssen zudem seit Beginn des Jahres 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu visualisieren, d.h. anzuzeigen. Für den Empfang von E-Rechnungen genügt ein normales E-Mail-Postfach.
Übergangsregelungen bis Ende 2026 bzw. 2027
Aufgrund einer Übergangsregelung ist für Leistungen bis Ende 2026 auch die Abrechnung z.B. mit einer Papier-Rechnung möglich. Wenn mit einer einfachen PDF-Rechnung abgerechnet werden soll, muss allerdings der Leistungsempfänger zustimmen. Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 nicht mehr als EUR 800.000 betragen hat, können noch bis Ende 2027 von der Übergangsregelung Gebrauch machen.
Ausnahmen von der Pflicht zur E-Rechnung
Für Kleinbetragsrechnungen bis EUR 250 und Fahrausweise gilt die verpflichtende E-Rechnung nicht. Diese können auch weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Auch Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungs-Pflicht ausgenommen. Allerdings müssen Kleinunternehmer seit Beginn des Jahres 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu visualisieren.
Konsequenzen bei Verstoß gegen die Pflicht zur E-Rechnung
Eine ordnungsgemäße Rechnung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Der Vorsteuerabzug geht damit grundsätzlich verloren, wenn entgegen der Verpflichtung keine E-Rechnung erteilt wurde. Allerdings will die Finanzverwaltung laut dem Einführungsschreiben zur E-Rechnung gleichwohl den Vorsteuerabzug gewähren, wenn die sonstige Rechnung sämtliche Angaben beinhaltet, um die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu überprüfen. Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung werden diese Voraussetzungen regelmäßig erfüllt sein. Die Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung sollte dennoch möglichst eingehalten werden bzw. sollte nachträglich eine Rechnungsberichtigung mittels E-Rechnung erfolgen.
Zusammenfassung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer zumindest in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Hierfür genügt ein E-Mail-Postfach.
Eine ordnungsgemäße Rechnung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Die Regelungen zur E-Rechnung sind deshalb zwingend zu beachten.
Bis Ende 2026 bzw. Ende 2027 kann übergangsweise auch mit einer PDF-Rechnung abgerechnet werden, wenn der Leistungsempfänger dem zustimmt. In Ausnahmefällen ist auch darüber hinaus die Erteilung einer sonstigen Rechnung möglich.
